Zoomen voor control (a)

De juiste cijfers:  niet meer en niet minder – met een paar muisklikken bereikbaar

Real-time: en niet na een meer of minder tijdrovend productieproces door Financiën

Ingebed in de digitale P&C cyclus: altijd helder in welk financieel seizoen u zit

Kortom: is uw organisatie (onderdeel) in control of niet? Rondom deze vragen is de bijzondere zoomfunctionaliteit van Capisci ontworpen. Een voorbeeld.

De directeur van het Pythagoras Gymnasium (onderdeel van de scholengemeenschap CAPISCI) wil de reiskosten in 2010 strenger bewaken. In 2009 is € 271.304 uitgegeven, en in 2010 dient dat teruggebracht te zijn tot € 225.000 voor alle vakgroepen. Hoe staat het ermee aan het einde van het 3e kwartaal 2010?

De directeur vraagt in Capisci een Financieel Overzicht op de hele school (zichtbaar in de bovenste blauwe balk) en zoomt in op de Overige lasten (via de blauwe driehoekjes):

Met driekwart van het jaar voorbij lijken de reiskosten onder controle: slechts iets meer dan de helft van het budget is uitgeput.

Maar hoe is het beeld als je per vakgroep (één trap lager in het organisatieschema) kijkt? De directeur zoomt in op de reiskosten en een specificatie per vakgroep. Er wordt nu een specificatie over het vorige overzicht gelegd:

Van de vakgroep NASK heeft de directeur recent van de coördinator een offerte gekregen van ca. € 50.000 en dit is in lijn met de begroting.

Bij de vakgroep Nederlands vraagt hij zich af of de kosten van 3e termijn m.b.t. het uitwisselingstraject Polen, ca € 15.000 al in de Exploitatie zijn meegenomen. Hij zoomt in op de de vakgroep NE, en zoekt op ‘Polen 3e’:

Het blijkt dat de 3e termijn is betaald.

Tot slot schrijft de directeur een mailtje aan de coördinatoren van de vakgroepen Algemeen, NASK en NE met de vraag of ze voor eind volgende week willen aangeven of de de begroting 2010 gaan halen.

Met het in gebruik nemen van de module Capisci Planning & Control komen er extra mogelijkheden voor iedere budget verantwoordelijke om zelf begrotingen en/of prognoses op te stellen, zie: Capisci Planning & Control / zoomen voor control (b)