Formatie in control

Hoe bewaak je effectief de personeelslasten gedurende het jaar? Capisci heeft daarop een duidelijk antwoord: door middel van één integraal overzicht, waarin de begroting (of een prognose, waarover later meer) wordt vergeleken met de realisatie. Iedere maand worden de begrote salariskosten per medewerker overschreven door de werkelijke salariskosten.  Zie onderstaand overzicht.

De eerste 8 maanden laten de werkelijk gerealiseerde salariskosten per medewerker zien, de laatste 4 maanden zijn de begrote bedragen. De optelsom van deze twee geeft de beste prognose in augustus van de verwachte personeelslasten over het hele jaar: 1.062.022. Dit is 99,79 % van he begrote bedrag. Zie de laatste drie regels van onderstaand overzicht.

De kleuren in dit overzicht hebben een specifieke betekenis:

Groen: er is geen verschil / klein verschil tussen de begrote en de werkelijke salarislasten
Geel (=achtergrondkleur): geen bedrag in de begroting
Rood: er is een significant verschil tussen de begrote en de werkelijke salarislasten

Wat een significant verschil is kan worden ingesteld met een percentage t.o.v. de begroting (of prognose).

Ook kan nog meer in detail worden ingezoomd. Doorklikken op de blauwe driehoek van de derde medewerker van boven in januari (4.763) geeft het volgende overzicht:

Op de onderste vijf regels worden de belangrijkste variabelen tussen realisatie en begroting (B) naast elkaar gezet. Hieruit blijkt dat er bij deze medewerker sprake is van een tijdelijke uitbreiding (TU) van 0.16 die niet in de begroting was voorzien. En dit sluit precies aan bij de werkelijkheid van de leidinggevende van deze organisatie-eenheid. Eindelijk heeft iedere manager toegang, inzicht en grip op de formatie van zijn afdeling – het hele jaar door!

Ook bij het opstellen van prognoses bewijst deze module zijn nut, sterker, door deze transparante en efficiënte werkwijze is het opstellen van prognoses eenvoudig geworden. Door, afhankelijk van het type organisatie, verschillende prognoses in de Planning & controle cyclus af te spreken – bijvoorbeeld per kwartaal – wordt maxmiaal grip op de formatie verkregen. Uiteraard is deze module naadloos geïntegreerd met Capisci Plannig & Control, die een uiterst efficiënte en transparante digitale Planning & Controle workflow mogelijk maakt.