Formatie begroten

Centraal in deze module staat de payroll engine van Capisci: de model berekening van het salaris en overige emolumenten, op basis van de salarisschalen die gelden voor uw organisatie. Deze model berekening is geen benadering, maar exact gelijk aan die in uw salaris applicatie en volledig geïntegreerd in het Capisci concept. Voor iedere begroting en prognose kan deze modelberekening zonder extra kosten worden uitgevoerd. Hoe werkt dat in de praktijk? Een voorbeeld.

De directeur van het Pythagoras lyceum is verantwoordelijk in de scholengemeenschap voor het aannamebeleid. Aan het begin van het begrotingsproces wordt gestart met een basisformatie die wordt ontleend aan de betreffende payrol applicatie (Casco, Raet, Merces etc) en wordt ingelezen in Capisci. Vervolgens gaat de directeur aan de slag: voegt vactures toe, vult ontslagdata in etc. Het volgende begrotings overzicht van de formatie wordt zichtbaar (klik voor een vergroting):

Alle medewerkers van de formatie voor het begrotingsjaar staan opgesomd met het bijbehorende salaris per maand en per jaar. Totaal 1.065.237 aan begrote personele lasten: direct gekoppeld met de begroting. Iedere aanpassing die de directeur nu maakt om de begroting te optimaliseren, wordt direct zichtbaar in de totale begroting.

De directeur heeft in bovenstaand overzicht 6 vacatures toegevoegd: in bovenstaand voorbeeld zijn dat de onderste 6 personen (hier herkenbaar aan een afwijkende nummerreeks, in de praktijk wordt als naam vaak ‘vacature’ gebruikt. Sommige van deze vacatures worden al in januari vervuld, andere pas bij het begin van het nieuwe schooljaar.

De directeur kan de begrotings gegevens van een persoon zelf aanpassen door op een blauwe driehoekje te klikken. Het volgende detail overzicht komt beschikbaar:

Op een simpele manier kan hij iemand een andere werktijdfactor (WTF) geven, een (vermoedelijke) eindatum invullen, een salarisschaal aanpassen etc.

Het effect van iedere wijziging wordt automatisch doorgerekend en zichtbaar in de begroting. Zo kan de formatie worden geoptimaliseerd zodat zij binnen de (financiële) begrotingskaders blijft.

Dit begrotingsproces wordt nog beter ondersteund, in het geval van een onderwijsorganisatie, als dit is geïntegreerd met Capisci Bekostiging, waarin de inkomsten naar het model van het ministerie OCW nauwkeurig modelmatig worden berekend.