Een digitale P&C cyclus

De Planning & Control cyclus ligt in veel organisaties alleen op papier vast. Met Capisci is het mogelijk om deze cyclus te digitaliseren. Hoe werkt dat in de praktijk? Een voorbeeld uit de praktijk van het Pythagoras gymnasium, onderdeel van de Scholengemeenschap Capisci Bestuur.

De controller van deze scholengemeenschap heeft de P&C cyclus vastgelegd in een aantal specifieke kolomsets (het samenstel van kolommen dat wordt getoond in het Financieel Overzicht). Capisci kent uitgebreide beheer functionaliteit voor de controller. Deze scholengemeenschap kent een verantwoording cyclus per kwartaal. In het Financieel Overzicht is dit ook zichtbaar:

Het financiële jaar 2010 start met een kolomset Begroting 2010 waarin die kolommen door de controller worden ingesteld, die van belang zijn. Iedereen die binnen de scholengemeenschap verantwoordelijk is voor een (deel)budget wordt gevraagd zijn begroting voor een bepaalde datum in Capisci in te voeren. Waar van toepassing kunnen toelichtende memo’s of onderbouwende documenten worden toegevoegd.

Nadat de begrotingen zijn besproken, aangepast en vastgesteld, wordt deze door de controller vastgezet (niet meer wijzigbaar).

Aan het begin van 2010 stelt de controller een kolomset 1e Prog 2010 samen, waarin o.a. een aparte kolom 1e prog 2010 zichtbaar wordt. De controller de kopieert de begroting in de kolom 1e prognose, en creëert daarmee het startpunt van het 1e kwartaal. De kolom 1e prognose blijft tijdens het gehele 1e kwartaal open staan, zodat de verantwoordelijke medewerker de prognose direct kan bijstellen. Feitelijk is daarmee de stap gezet naar het principe van rolling forecasting: de focus is gericht op het gewenste resultaat aan het eind van het verslagjaar. In de praktijk is dit een belangrijke verschuiving van het analyseren en verantwoorden van het verleden, naar het direct verwerken van alle relevante financiële feiten van vandaag in de lopende prognose. Waar nodig kan het afgesproken beleid meteen worden bijgesteld omdat er een altijd compleet overzicht is van de lopende financiële zaken!

In deze scholengemeenschap worden er drie prognoses opgesteld, aan het eind van ieder kwartaal. Deze prognoses worden besproken, eventueel taakstellend bijgesteld en daarna vastgesteld. Het eindpunt van iedere prognose is het startpunt voor de volgende. Een bijzondere prognose is de tweede prognose: iedere directeur dient dan een nieuwe prognose van de leerlingen van het nieuw schooljaar dat in augustus begint, op te stellen. Als gebruik wordt gemaakt van de module Capisci.BEK, dan ziet hij, door de ingebouwde bekostigingsengine, direct de financiële gevolgen: de inkomsten worden nauwkeurig opnieuw berekend. En kan de directeur al direct anticiperen op het aanstellen van meer (of minder) docenten in het nieuwe schooljaar.

Op deze wijze is er een transparante en digitale P&C cyclus ontstaan. Door de ‘live’ management rapportage en de vaste structuur van de afgesproken P&C cyclus, inclusief een systematiek van lopende begrotingen of actuele prognoses, is de vraag naar het ‘in control’ zijn van het betreffende organisatie onderdeel, direct te beantwoorden.