Zoomen voor control (b)

Met het in gebruik nemen van de module Capisci Planning & Control kunnen budgethouders zelf in Capisci begrotingen en prognoses opstellen. Het voorbeeld gegeven in Capisci Financieel Inzicht / Zoomen voor control (a) wordt met deze functionaliteit opnieuw uitgewerkt.

De directeur van het Pythagoras Gymnasium wil de reiskosten in 2010 strenger bewaken. In 2009 is € 271.304 uitgegeven, en in 2010 dient dat teruggebracht te zijn tot € 225.000 voor alle vakgroepen. Hoe staat het ermee aan het einde van het 3e kwartaal 2010?

De coördinatoren van de vakgroepen hebben volgens afspraak aan het eind van het 3e kwartaal hun 3e prognose in Capisci bijgewerkt, en deze wordt morgen met de coördinatoren besproken in het MT overleg.

Na inloggen in Capisci en inzoomen op de Overige lasten blijkt dat de reiskosten in de 3e prognose t.o.v. de begroting zelfs nog met € 7.750 naar beneden zijn bijgesteld. Zie onderstaande afbeelding.

De directeur stelt zich de vraag hoe het overzicht er per vakgroep uitziet en klikt op het blauwe driehoekje achter de € 113.620. De volgende pop-up wordt nu zichtbaar – direct onder de regel van de Reis- en verblijfkosten:

Opvalt dat de conrector onderbouw verantwoordelijk voor Algemeen verwacht  € 8.000 lager uit te komen, wat hij toegelicht heeft in het memoveld (het pictogram achter het bedrag is geel opgelicht):

Het blijkt dat alle vakgroepen de begroting doelstelling halen (met een lichte verhoging bij FR), maar dat de conrector verantwoordelijk voor Algemeen, de gevraagde versobering van de uitwisseling naar Praag heeft uitgewerkt en ca. € 8.000 minder reiskosten verwacht. De vakgroepen NASK en NE verwachten binnen de begroting te blijven.

Met het in gebruik nemen van de module Capisci Planning & Control speelt de workflow van de jaarlijkse P&C cyclus zich binnen één systeem af in een samenspel van alle budgethouders, precies langs de lijnen van hun verantwoordelijkheid.