Capisci, al een decennium lang op weg, nu ook samen met PwC

Capisci is een business intelligence systeem gebouwd op basis van wensen uit het onderwijs. Capisci is in het begin van deze eeuw geïntroduceerd bij enkele hogescholen. Voor deze organisaties was het van belang decentrale opleidingen goed te informeren vanuit centrale diensten en een aantal processen beter in de greep te krijgen. Later is Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland (NOB) ermee gaan werken, met de toevoeging van een speciale subsidiemodule. Medio 2007 is dit systeem verder uitgebreid naar de wensen van drie andere scholen: de Stichting SaVo (later gefuseerd tot Dunamare onderwijsgroep), OOG onderwijs en jeugd en de Purmerendse Scholengroep.

Capisci is intussen een actief business intelligence systeem voor het onderwijs, dat verder gaat dan alleen reporting en steeds verder wordt uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. De laatste toevoegingen zijn o.a. modules voor de meerjarenbegroting en een dashboard voor de organisatie om meer grip te krijgen op de planning en control cyclus. Daarnaast biedt deze datawarehouse oplossing mogelijkheden om leerling gerelateerde gegevens (via de schooladministratie) snel en overzichtelijk weer te geven. Onderdelen van het datawarehouse zijn onder meer het vroegtijdig in beeld brengen van de komende kwaliteitskaart en overzichten m.b.t. het opbrengstgericht leren. Om de gebruikersvriendelijkheid en toegankelijkheid te optimaliseren, zijn al deze toepassingen in een webapplicatie ondergebracht.

Ondertussen is een samenwerking gestart tussen Datapas – de producent van Capisci – en PwC. Hierin wordt een unieke verbinding aangegaan van twee relevante spelers in het Onderwijsveld op het gebied van organisatiedeskundigheid en technologische innovatiekracht van Datapas.

Op de website laten we zien wat de mogelijkheden zijn om met Capisci uw organisatie ‘in control’ te houden. Klik hier om de website te bezoeken.

Meerjarenbegroting

De begrotingsmodule van Capisic heeft naast de functionaliteit van het, met meerdere variabelen, flexibel kunnen begroten, ook de mogelijkheid om dit meerjarig invulling te geven. Hierdoor wordt een meerjarenbegroting qua beheer heel eenvoudig én kan het, het simpelweg extrapoleren van het voorgaande, overstijgen. Door de verbinding tussen het centrale en het decentrale niveau zoals die in Capisci ingebouwd is kan een begroting en ook een meerjarenbegroting in een kort tijdsbestek samengesteld worden.

Scenario’s

In de begrotingsmodule en dus ook voor een meerjarenbegroting kunnen verschillende scenario’s uitgewerkt worden.

• Wat betekent het als mijn leerlingaantallen wijzigen?
• Als mijn ziektevervangingskosten verminderen, welke consequentie heeft dat?
• Wat betekent het als mijn personeelslasten met 2% per jaar groeien?
• Als ik de tijdelijke contracten van mijn personeel niet verleng?
• Wat betekent het als ik mijn oudere personeelsleden vervang door jongere?

Begroten met visie

Met name in een VO instelling met zogenaamde satelietorganisaties, kan Capisci een belangrijke rol vervullen in vereenvoudigen, verbeteren en versnellen van het proces van het maken van een meerjarenbegroting. Centraal (stafbureau) en decentraal (scholen) kunnen binnen Capisci gelijktijdig werken aan een begroting, zonder dat men elkaar voor de voeten loopt. Op centraal niveau kan men aangeven wat de algemene parameters van de begroting zijn en op decentraal niveau kan hieraan een specifieke invulling gegeven worden. Op centraal niveau wordt een begroting voorbereid op basis van een reeds bestaande begroting of op basis van de laatste realisatiecijfers. De parameters van de materiële en personele bekostiging kunnen worden bepaald, de salarisschaalontwikkeling van de komende jaren kan worden ingegeven. De parameters van de loonkostenberekening kunnen worden ingegeven. Het doorrekenen van de personele lasten kan centraal worden uitgevoerd, met een aantal variabelen. Zo kunnen bijvoorbeeld personeelsleden die een bepaalde leeftijd bereiken worden stopgezet en automatisch vervangen door een nieuwe medewerker in een gemiddelde trede van dezelfde schaal.

Nadat de voorbereiding is gedaan en een eerste doorrekening voor de komende jaren gemaakt is kan een begroting worden vrijgegeven om verder te worden uitgewerkt binnen de organisatie. Op centraal niveau blijft altijd het overzicht van de keuzen die decentraal gemaakt worden, zodat er eventueel bijsturing mogelijk is.

Lees verder over de meerjarenbegroting

Dashboard

Een dashboard geeft in een visueel aantrekkelijk rapport de belangrijkste meetwaarden in een notendop weer. De meetwaarden of Key Performance Indicatoren zijn maatstaven aan de hand waarvan gemeten kan worden of bepaalde doelstellingen of processen zijn behaald.

Dashboards hebben vele voordelen zoals:

• Het samenvatten van grote hoeveelheden data in begrijpelijke eenheden op een pagina
• Het vereenvoudigen van de informatiestroom en verhogen van de informatiewaarde
• Het kunnen verschaffen van een helikopter view: door het combineren van verschillende resultaten op een pagina komt de onderlinge samenhang beter tot uiting.

Binnen Capisci is op meerdere plaatsen het dashboard ter beschikking zodat er per proces snel compacte informatie beschikbaar is.

In het kader van de samenwerking tussen PwC en Datapas hierbij een bijdrage van Rock Klaar, consultant van PwC, werkzaam binnen de onderwijsgroep van PwC Consulting, en contactpersoon in het kader van de samenwerking van Datapas met PwC. Rock heeft een ruime ervaring binnen overheids- en onderwijsorganisaties onder meer op de vlakken van Governance en Planning & Control.

Informatievoorziening de zwakste schakel

Bij een prachtige strategie, een gestroomlijnd proces en goede medewerkers, is een slechte ICT ondersteuning veelal de oorzaak van falend beleid.

Bij vraagstukken van informatievoorziening kun je de wat en hoe vraag onderscheiden.

De wat vraag hangt samen met de strategie van de organisatie: je moet weten wat je wilt weten zodat je weet wat je zou moeten meten. Hiermee bepaal je de richting of koers en daarvan afgeleide streefwaarden of normen.

De hoe vraag betreft de inrichting van het proces van planning, registratie en control. De planning gaat over het stellen van streefwaarden en normen, de registratie gaat over het monitoren van de realisatie en control gaat over het rapporteren, analyseren van afwijkingen tussen streefwaarden en gerealiseerde waarden als ook de interventies om de organisatie op koers te houden.

Veel organisaties zijn intussen goed in staat om samen met hun stakeholders hun strategie te bepalen en die te vertalen naar concrete doelstellingen. Ook zijn organisaties steeds beter in staat om hun processen adequaat te ontwerpen.

Waar het echter vaak mis gaat is dat de organisatie niet tijdig over gegevens beschikt of dat genoegen wordt genomen met inaccurate gegevens. Beide situaties leiden tot suboptimale resultaten of schijntevredenheid. Dit is een gevolg van falende techniek en blijkt in de praktijk veelal de zwakste schakel.

De oorzaak van de zwakte van deze schakel is dat verschillende data zoals financiën, personeel, prestaties, materieel, begroting etc. etc. in meerdere systemen worden geregistreerd en data via spreadsheet bestanden aan elkaar worden gekoppeld. Hoe groter een organisatie, des te groter is de kans op fouten, inconsistenties en beschadiging van bestanden.

Een voorbeeld uit de praktijk waar ICT de zwakste schakel is, is het begrotingsproces in het onderwijs. De meeste scholen zijn gewend om te begroten op basis van historie. In de loop van het jaar worden bijstellingen van de begroting gedaan doordat bijvoorbeeld personeel vertrekt of ziek wordt. Vaak worden financiële consequenties van de wijzigingen niet doorgerekend. Omdat dit op vrijwel alle organisatorische eenheden zich voordoet, wijkt de realisatie aan het einde van het jaar vele tonnen af van de begroting.

Datapas

Datapas heeft ruim 15 jaar ervaring met het ontwikkelen van applicaties die zich onder andere focusen op deze problematiek. Door het intelligent koppelen van systemen wordt voorkomen dat er dubbele invoer noodzakelijk is en tevens wordt hierdoor een meerwaarde bereikt omdat gegevens uit verschillende systemen juist bijdragen aan een volledige informatievoorziening.

PwC Consulting

PwC is met Datapas een samenwerkingsverband aangegaan om deze applicatie te implementeren. Datapas verzorgt daarbij de technische implementatie, PwC kan de organisatorische inbedding verzorgen, van het ontwerpen van nieuwe processen, het begeleiden van verandermanagement, ondersteunen bij het project- of programmamanagement bij grotere organisaties en eventueel verzorgen van opleidingen.

De organisaties waar deze applicatie is geïmplementeerd, behoren tot de financieel sterkere organisaties.